İşe yeni başlayan bir personelin işe alışma süresinin uzun olması veya personelin işe alışamaması, üretimde kayba ve personel devir hızının artmasına sebebiyet verir. İşte bu noktada oryantasyon devreye girer. Sahi, oryantasyon nedir, oryantasyon ne işe yarar? Oryantasyona dair merak ettiğiniz her şeyi yazımızın devamında bulabilirsiniz.
Oryantasyon kavramının kökeni ve anlamı, sürecin nasıl işlediği konusundaki detaylara geçmeden önce örgütsel sinizm konusunu açıklığa kavuşturmalıyız. Çünkü oryantasyon gerçekleştiğinde örgütsel sinizm düzeyinde önemli bir düşüş olur. Örgütsel sinizm, çalışanların örgütlerine karşı olumsuz düşünceler içinde olup olumsuz davranışlarda bulunmasıdır. Örgütsel sinizmin personelin ve dolayısıyla da işletmenin genel performansı üzerinde önemli ölçüde etkisi vardır. Bu durum oryantasyon süreci ile aşılabilir.
Hem günlük hayatta hem de iş hayatında önem taşıyan Maslow ihtiyaçlar hiyerarşisi kapsamında giderilmesi gereken üçüncü önemli ihtiyaç sosyal ihtiyaçlar olarak belirtilmiştir. Sosyal ihtiyaçlar aidiyet, sevgi, kabul görme gibi ihtiyaçlardır. Oryantasyon programı da bu ihtiyacı karşılanın bir yoludur.
Oryantasyon, Fransızca kökenli bir kelimedir. Kılavuzluk etmek, yönlendirmek anlamına gelir. Bu bağlamda oryantasyon ne demek sorusunu en basit haliyle tanıtım, alışma ve uyum süreci şeklinde yanıtlayabiliriz; fakat bundan oryantasyonun sadece iş dünyasında başvurulan bir yöntem olduğu anlaşılmamalıdır. Oryantasyon; üniversite eğitimlerinden önce, dernek veya vakıf gibi kuruluşların üyeliklerinde uygulanan bir programdır.
Oryantasyon eğitimi, işletmelerde modern yönetim anlayışının bir gereğidir. Personelin işin gerektirdiği bilgiye ve iş deneyimine sahip olmaması oryantasyon ihtiyacı doğurur. Oryantasyon eğitimi, personel işe başladığında işe alıştırma amacıyla verilen eğitimlerdir. Bu eğitimlerde kurum, departman ve çalışanlar tanıtılır, işletme politikaları hakkında bilgi verilir ve çalışanın hak ve sorumlulukları üzerinde durulur. Oryantasyon eğitimi, temel oryantasyon ve mesleki oryantasyon olmak üzere iki farklı şekilde gerçekleştirilir. Temel oryantasyon şu konuları içerir:
Tüm bu amaçlara ulaşmak amacıyla organize edilen işe başlama oryantasyon eğitimi sırasında, hem görsel hem işitsel araçlar kullanılır. Bu eğitim konferans, açık oturumlar, grup toplantıları katılımı şeklinde olabilir. İşletme içi gözetim, işletmeyi tanıtan yayınların kullanılması, üst yönetici gözetiminde eğitim de oryantasyon programında yararlanılan yöntem ve araçlardır.
İyi düzenlenmiş ve çalışanın iyi bir dinleyici olduğu bir oryantasyon programı hem çalışana hem işletmeye hem de yöneticiye katkı sağlar. Uygulanan oryantasyon işe dair bilgi edinmeyi, ekip ruhu oluşturmak üzere etkili iletişim kurabilmeyi, işletmenin beklentilerini anlamayı, kısa sürede öğrenmeyi, kişisel itibar sahibi olmayı sağlar.
Oryantasyon sayesinde verimli bir iş gören işletmenin genel performansının da iyi olmasını sağlar. Çalışanların kendilerini dışlanmış hissetmemesi, örgüte yönelik olumsuz tutum ve davranışlarda bulunmamaları anlamına da gelir. Yeni çalışanın işletmeye ve diğer çalışanlara alışması, diğer çalışanların ise yeni çalışana destek olması bir başka ifadeyle iş ortamında sağlıklı iletişim kurulması yöneticinin motivasyonunu da artırır.
İş yerlerinde yeni bir çalışan işe başlamadan önce oryantasyon programı organize edilmesinden insan kaynakları birimi sorumludur. İnsan kaynakları sorumlusunun, temel veya mesleki oryantasyon programı başlamadan önce tamamlaması gereken birtakım işlemler vardır. Bunları şöyle sıralayabiliriz:
Oryantasyon eğitimi için yapılan plan ve personel eğitimi konuları işletmeden işletmeye farklılık gösterir. Bununla birlikte iş yerlerinde uygulanan oryantasyon eğitimi örneği olarak şu tabloyu paylaşabiliriz.
| Çalışanı karşılamaya hazırlanma | Çalışanın özgeçmişi gözden geçirilir, araç ve gereçler hazırlanır |
| Çalışanı karşılama | Çalışana neden ihtiyaç duyulduğu anlatılır (tekrarlanır) |
| Çalışana gerçek ilgi gösterme | Ulaşım durumu, avansa ihtiyacı olup olmadığı sorulur |
| Çalışana işletme hakkında bilgi verme | Üretilen mal veya hizmet hakkında, ana hedef ve felsefe hakkında bilgi verilir |
| Çalışma kurallarını bildirme | Mesai saatleri, dinlenme saatleri, hangi sosyal yardımların yapılacağı konularında bilgi verilir |
| Çalışana iş arkadaşlarını tanıştırma | Çalışanların ismi ve hangi pozisyonda çalıştığı aktarılır |
| Çalışana işi gösterme | Çalışanı işe hazırlamak için iş öğretilir ve personelin çalışması izlenerek hatalar varsa düzeltilir |
İşletmelerin, oryantasyon eğitimini planlarken şu sorulara yanıt bulması gerekir:
Bir çalışan iş başı yapmadan önce “hangi işi nasıl yapacağım”, “iş teslim tarihi ne”, “kimlerle çalışacağım”, “çalışırken hangi yöntem ve araçları kullanacağım” gibi sorulara yanıt arar. Oryantasyon sürecini bu soruların bir bir yanıtlandığı süreç olarak ifade edebiliriz. Oryantasyon süreci aşamaları çalışana tanıtım bilgilerinin verilmesiyle başlayıp adayın işletme ve iş süreci hakkında detaylı bilgilere ulaşması ile sonuçlanır.
Oryantasyon süreci her işletme için aynı değildir. İşletmenin ihtiyaçlarına göre eğitimin içeriği ve süresi farklılık gösterir. Eğitim süresi, genellikle 2 hafta ile 6 ay arasında değişkenlik gösterir. Küçük işletmelerde bu süre birkaç gün, hatta birkaç saat ile sınırlı kalabilir.
Oryantasyon sürecinin henüz başında yeni çalışandan üst düzey performans beklemek doğru değildir. Öncelik kurum kültürü ve işe dair bilgileri vermek olmalıdır. Bu süreçte yeni çalışan için risk teşkil etmeyecek bir çalışma ortamı sağlanmalıdır.
Oryantasyon eğitiminin doğru şekilde uygulanmaması sadece performans üzerinde değil, işletme prestiji üzerinde de olumsuz etki oluşturacaktır. Sürecin tamamlanmasının ardından iş akışını aksatmadan hoş geldiniz partisi düzenlemek veya birliktelik duygusunu pekiştirecek farklı bir organizasyon düzenlemek tüm çalışanların motivasyonunun artmasını sağlar.
Oryantasyon nedir gibi oryantasyona dair merak edilen soruları yanıtlayarak sürecin kazanımlarına değindik. İşletmelerin temel faktörünün insan olduğunu göz önünde bulundurduğumuzda insanı tanıma ve anlama amacı taşıyan oryantasyonun işletme ve insan kaynakları için ne denli önemli olduğu daha iyi anlaşılacaktır.
İndirimli