Zaman yönetimi teknikleri kullanarak zamanı doğru kullanmak mümkündür. Nasıl mı? Zaman yönetimi hakkında ihtiyaç duyabileceğiniz tüm bilgiler yazımızın devamında!
Zaman geri döndürülemeyen, depolanamayan, satın alınmayan, çoğaltılamayan bir kaynaktır. Şüphesiz yokluğunda en büyük sıkıntı oluşturan şey de zamandır. Bu nedenle zamanı verimli bir şekilde kullanmak hem iş hayatı hem rutin hayat için kritik önem taşır. Dünyaca ünlü yazar Dostoyevski’nin şu sözü de zamanın ne denli önemli olduğunun en iyi ifadesidir: “Hayata yeniden başlasaydım saniyelerin nabzını tutardım"
“Neden harekete geçemiyorum”, “hiç başımı kaldıramıyorum”, “bunca işi bu kadar kısa zamanda nasıl yapacağım”… Bu serzenişlerin nedeni kimi zaman birilerini üzme korkusu, kimi zaman mükemmeliyetçilik, kimi zaman aşırı özgüvendir. Elbette bunlar doğaldır; fakat bu doğal durumları doğru şekilde kontrol edebilmek gerekir.
Etkili zaman yönetimi yapamayan kişilerin serzenişleri hiç bitmez. Oysa zamanı iyi kullanmak imkansız değildir. Bunun için yalnızca birkaç noktada dikkatli olmak ve zaman yönetimi teknikleri arasında en uygun tekniği doğru şekilde uygulayabilmek gerekir. Kişisel zaman yönetimi kavramıyla kastettiğimiz tam olarak bu yöntemlerdir.
Zaman yönetimin en önemli kurallarından biri zaman tuzaklarına karşı dikkatli olmaktır. Zaman tuzağı ifadesini kullandığımız durumlar zamanı doğru ve verimli kullanmanın önünde engeldir. Bu tuzaklar şunlardır:
Söz konusu teknikleri de kullanarak bahsettiğimiz zaman yönetimi tuzakları konusunda dikkatli olmak akademik hayatta, iş hayatında ve sosyal hayatta başarılı olmayı sağlar. Dengeli, disiplinli, düzenli yaşamak ve daha üretken olmak için bu tuzaklara karşı dikkatli olmak kritik önem taşır.
Zaman yönetiminde kilit nokta ne kadar zaman sahip olunduğu değil, zaman diliminde neyin yapılabileceğini doğru şekilde planlayabilmek ve işleri doğru zamanda yapabilmektir. Bunun için kullanılabilecek teknikler ve yaklaşımlar şunlardır:
Hem iş hayatında hem de okul hayatında çok sık kullanılan pomodoro tekniği iş hayatında oldukça faydalı sonuçlar veren bir tekniktir. Öyle ki tekniğinin mobil uygulamaları da vardır. 80’li yılların sonunda geliştirilen bu uygulama, 25 dakika çalışma ve 5 dakikalık mola vermeye dayanır. Sayaç kullanmak tekniğin daha kolay uygulanmasını sağlar.
Geçmişte iki dönem ABD başkanlığı yapmış olan Dwight D. Eisenhower tarafından geliştirilen eisenhowe matrisi “önemli olan nadiren acildir, acil olansa nadiren önemli” sözüne dayanır. Teknikte, işleri acil ve önemli, acil ve önemli değil, acil değil ama önemli, acil değil ve önemli değil şeklinde ayırmak gerekir.
Zaman yönetimi teknikleri arasında en çok kullanılan tekniklerden biri olan kanban tekniği, en yaygın proje yönetimi metodolojisi olan agile (çevik) proje yönetim tekniklerinden biridir. Kanban çalışma sistemi Japonların zaman yönetimi için kullandığı bir tekniktir. Bu teknikte süreç şöyle ilerler:
Kendi kendine yardım kitaplarıyla ve motive edici konuşmalarıyla bilinen Tony Robbins tarafından geliştirilen hızlı planlama metodu, asıl amaca ulaştıracak iş üzerine yoğunlaşmayı sağlayan bir tekniktir. Bu teknikte esnek bir plan oluşturulur.
168 saat kuralı olarak bilinen bu zaman yönetimi tekniği Yazar Laura Vanderkam tarafından geliştirilmiştir. 7 gündeki saatlerin toplamı 168’dir. Hafta hafta plan program yapılan bu teknik sayesinde zamanın boşa harcanmasını önlemek mümkündür.
GTD zaman yönetimi tekniği, Amerikalı yönetim danışmanı David Allen tarafından geliştirilmiştir. Tekniğin amacı zihni daha önemli işler için kullanabilmek ve zihni meşgul eden şeyleri uzak tutmaktır. Teknikte beş aşama vardır: Toparla, işle, düzenle, yap, inceleme. İşlerin gruplandırılması ise şu şekilde olur:
İtalyan ekonomist Vilfredo Pareto'nun adıyla anılan Pareto ilkesi 80/20 kuralı olarak da bilinir. Sonuçların yüzde 80’inin nedenlerin yüzde 20’sinden kaynaklandığına dayanan bu kuralda oran 70-30, 90-10 şeklinde de olabilir. Pareto prensibi zaman yönetimi açısından oldukça faydalıdır ve iş hayatında sıklıkla kullanılır. İş yaşamında Pareto ilkesi örnekleri şöyledir:
Zaman yönetimi yaklaşımları arasında en çok kullanılan ve en çok merak edilen yaklaşım ABC yaklaşımıdır. “İstediğinizi yapabilirsiniz, ancak her şeyi yapamazsınız” düşüncesiyle şekillenen bu yaklaşımda işleri şu şekilde kategorize etmek gerekir: Bugün yapılması şart, bugün yapılması gerekir, bugün yapılabilir.
Sihirli araç yaklaşımında amaç zamanı daha iyi yönetebilmek için işleri kolaylaştıracak teknolojik araç ve gereçlerden yararlanmaktır.
101 beceri yaklaşımı olarak da bilinen bu yaklaşım iş dünyasında kullanılır. Uzmanlaşmayı gerekli gördüğü beceriler şunlardır:
Akıntıya bırakma yaklaşımı, diğer zaman yönetimi teknikleri ve yaklaşımlarından farklı olarak zamanı yönetmeye değil, zaman içinde doğal akışa ayak uydurmaya dayanır. Zaman yönetimine karşı çıkan bu yaklaşımda yaşantıyı fırsatlara açmak gerekir.
Stephen Covey’in zaman yönetimi matrisinde her biri farklı önceliği temsil eden dört çeyrek vardır. Buna göre acil ve önemli işler ilk çeyrektedir. Önemli ama acil olmayan işler ikinci çeyrekte, acil ama önemli değil diyebileceğiniz işler üçüncü çeyrekte, hem önemsiz hem acil değil denilen işler dördüncü çeyrektedir.
Zaman yönetiminde rehabilitasyon yaklaşımda, zaman yönetimiyle ilgili sorunların çevresel, sosyal, kültürel veya psikolojik nedenlerden kaynaklandığına inanılır. Zaman yönetimi yapabilmenin yolu bu faktörlerin iyileşmesini sağlamaktır.
Zaman yönetiminde hedef belirleme yaklaşımı, adından anlaşılabileceği üzere zamanı etkili kullanmanın yolu amacı ortaya koymaktır. Hedefi olan kişiler daha başarılı olurlar.
Savaşçı yaklaşımında zamana karşı savaş verilir. Bu savaşta galip gelmenin yolu zaman tuzaklarını ortadan kaldırmaktır. Sorumluluğun kişisel olduğu bu yaklaşımda yetki devretmek mücadele yöntemlerinden biridir.
Zaman yönetiminde düzenli yaşam yaklaşımının temelinde şu vardır: Zamanın iyi değerlendirilememesinin nedeninin düzenli olmamak olduğuna dayanır. Bu amaçla nesneler, görevler ve işgörenler düzenlenir.
Zamanı verimli kullanmak için öncelikle her iş için zaman bulmanın mümkün olmayabileceğini kavramak gerekir. Zaman yönetiminde can alıcı nokta acil ve önemli ayrımını yapabilmektir. Bir işin önemli olduğuna karar vermek için şu soruya yanıt bulmak gerekir: İşin sonunda amaca ulaşılacak mı? Bu noktada şu zaman yönetimi tablosu faydalı olacaktır.
| Acil | Acil Değil | |
|---|---|---|
| Önemli | Kriz, çözüm bekleyen sorunlar, süreli projeler, toplantı, hazırlık | Hazırlık, önlem, değer belirleme, planlama, ilişki kurma, kendini yenileme, güçlendirme |
| Önemli değil | Amaçsız telefon konuşmaları, ziyaret, e-posta- rapor, hemen yapılması gereken işler, popüler etkinlikler | Bazı telefon konuşmaları, zamanı boşa harcayan işler, kaçış etkinlikleri, ilgisiz yazışma, aşırı TV izleme |
Zaman yönetiminde süreç adım adım şöyle ilerler:
Zamanı verimli kullanıp doğru yönetmek için söz konusu tekniklerin yanı sıra şunları yapmak da fayda sağlar:
Zaman yönetiminde not almak sürecin daha verimli olmasını sağlar. Hedef listesini not alarak hatırlamak için notlara bakmak faydalı olur. Bu not şu şekilde tablo halinde olabilir:
| Ana hedefleri belirleme | Daha önemli | Önemli |
|---|---|---|
| Uzun dönem | - | - |
| Orta dönem | - | - |
| Kısa dönem | - | - |
Zaman yönetimi her saati, dakikayı hatta her saniyeyi verimli kullanma amacıyla zamanı ve yapılması gereken işleri planlı şekilde yönetmektir. Zaman yönetimin faydaları sınırsızdır. Zaman yönetiminin kazanımını şöyle özetleyebiliriz: Başarı.
Zaman yönetimi “yapamam” değil “yaparım” diyebilmeyi sağlar ve daha çok çalışmanın daha verimli çalışmanın önemine işaret eder. Meslek hayatında başarı ve günlük hayatta daha motive olma gibi faydalarının yanı sıra kişinin çevresi için de fayda sağlar. İş ve özel yaşam arasında dengenin koşulu zaman yönetimi yapabilmektir.
Kişinin yapılacak işler planlaması yapması, işlerin amacını belirlemesini kişisel zaman yönetimi olarak tanımlayabiliriz. Kişi bu planlama sayesinde daha kaliteli işler yapması, daha verimli olması mümkündür. Bu da az stres, daha fazla enerji ve yüksek disiplin olarak geri döner.
Özetle;
Günlük koşturmacada her ortamda özellikle de iş yerinde zaman yönetimi sayısız fayda sağlar. Bu nedenle herkes için çok kritik olan zaman yönetimi nasıl yapılır sorusunu yanıtladık ve etkili zaman yönetimi teknikleri hakkındadaki bilgileri paylaştık.
Zamanı etki yönetebilmek için işlerinizi not alın, önemine ve aciliyetine göre sınıflandırın, uygulayın ve kontrol edin. Beklenmedik olaylar için boşluk bırakmayı ihmal etmeyin. Daha dengeli ve olabildiğince az stresli bir yaşam için zaman yönetimi konusunda kapsamlı bilgi edinebileceğiniz zaman yönetimi eğitimi almanızı öneririz.
İndirimli